Den bästa tidspårningsprogramvaran 2020

Om du är här betyder det att du letar efter tidspårningsprogramvara som du kommer att använda dig själv eller tillsammans med ditt team. Men att välja en eller till och med välja några för att prova kan vara en förvirrande och skrämmande uppgift med mer än 100 appar tillgängliga där ute.

För att spara dig dyrbar tid gjorde vi det hårda jobbet med djupgående marknadsundersökningar och apptestning och kom med en lista med 11 tidsspårningsprogramvara som är "la crème de la crème".

Tidsspårningsverktygen som skapade vår lista är:

  • Paymo - fullfjädrad arbetshanteringsapp med tidsspårning och redovisningsfunktioner som hjälper dig att hantera projekt från början till slut
  • Harvest - ett tidsspårnings- och faktureringsverktyg för att underlätta leverans och fakturering av projekt
  • TSheets - en lösning i kombination med ansiktsigenkänning för anställda som arbetar utanför kontoret
  • Toggl - time tracker, visuella rapporter och teaminsikter för alla företagsstorlekar
  • Hubstaff– tidspårare som övervakar din aktivitet genom att ta slumpmässiga skärmdumpar på skrivbordet
  • Timely - verktyg som spårar tid och skapar scheman och automatiska tidtabeller samtidigt
  • TimeCamp - tidsspårnings- och faktureringsapp med en robust lista över integrationer
  • TrackingTime - ett verktyg för att spåra tid på återkommande uppgifter och schemalägga upprepade händelser
  • Time Doctor - automatisk tidsspårning, lönemodul och skärmdumpar på skrivbordet i en enda app
  • RescueTime - blockera distraherande webbplatser och sätt mål för att förbättra din produktivitet genom tidsspårning
  • Workpuls - övervakningsverktyg för anställda med automatisk tidspårningsfunktioner

Varför är tidspårning viktig

Om du ännu inte är övertygad om användningen av tidspårning, titta på följande fördelar:

  • Identifiera icke-väsentliga uppgifter: Du har inte nödvändig tid att spendera på bara någon aktivitet. Tidsspårning kan hjälpa dig att ersätta obetydliga uppgifter med produktiva uppgifter. Du kan exportera dessa data till rapporter och tidtabeller, så att du kan använda dem för dina nästa projekt för att undvika att slösa tid. Detta är ett annat skäl till varför du bör koppla in tidspårning med uppgiftshantering. Det är ännu bättre om dessa två funktioner ingår i samma ursprungliga app för att undvika datorum.
  • Förbättra tidsberäkningar: Du kan använda tidigare spårade tidposter som huvudindikator för dina framtida projekt. Genom dem kommer du att göra bättre uppskattningar för att följa uppgifter och sätta mer exakta tidsfrister för liknande projekt. Att övervaka deras utveckling i tid kan hjälpa dig ta reda på om en arbetare har tid att slutföra en uppgift baserad på sina tidigare aktiviteter. Dessutom kan underbokade anställda ta hand om de andras arbete för snabbare resultat om de har rätt kompetens.
  • Få betalt rättvist: Om du är en frilansare som betalas per timme kommer tidspårare att hjälpa dig att få det belopp du förtjänar. Det kan eliminera guesstimates och besvärliga samtal med problematiska kunder som inte är villiga att samarbeta eller tvekar att besluta om en lönesats. Du har bevis på att ditt arbete är säkert lagrat online och mäts sekund för sekund med alla dina tidsloggar.

I vårt test tittade vi bara på de appar som har tidspårning som en inbyggd funktion.

Om du redan använder en app för att hantera ditt arbete men inte har en tidsspårningsmodul, kan en integration med en tidsspårningsapp vara en lösning. Ändå rekommenderar vi inte detta eftersom det kan ge ytterligare komplexitet eller öka dina kostnader.

Tidsspårning fungerar ännu bättre när du kopplar ihop den med andra funktioner. Du behöver uppgiftshantering för att hålla reda på dina dagliga uppgifter och en funktionalitet för att skapa rapporter baserade på ditt arbete för att mäta prestanda och övervaka tidigare aktiviteter för framtida referens. Andra trevliga funktioner som automatisk tidsspårning, resursplanering för team eller redovisningsfunktioner hjälper den övergripande hanteringen av arbetet genom att balansera din tid, budget och personalresurser. Dessutom behöver du inte längre växla mellan appar, verktyg och tekniker för att slutföra dina uppgifter.

Kolla in vår guide för uppgiftshantering för att lära dig mer om hur du kan prioritera och organisera dina uppgifter med relevanta verktyg och tekniker.

Nyckelkriterier för att välja tidspårningsverktyg

Här är de sju nyckelfaktorerna som vi tog hänsyn till när vi granskade programvaran för tidsspårning i den här guiden:

  • Kärnfunktioner: De viktigaste sakerna som bör påverka ditt beslut är verktygets huvudfunktioner. Uppgiftshantering och rapporter är nödvändiga. Funktioner som automatisk tidsspårning eller fakturering tillför värde och kan göra skillnaden mellan en bra app och en som kommer att göra jobbet för tillfället. Team kan också använda resursplanering tillsammans med tidspårning, men den här funktionen är värdelös för individer. Innan du väljer en slutprodukt, prata med ditt team och ta reda på vad deras egna behov är förutom kraven i ditt projekt.
  • Onboarding-process: Vi har gått igenom varje steg i onboarding-processen för att se exakt hur lätt det är för en användare att bekanta sig med ett nytt verktyg. Vissa förmåner av onboarding-processen inkluderar självstudier, guider, kundsupport, gratis resurser eller mallar och andra användbara funktioner som kan hjälpa dig att starta snabbare. Varför bry sig om det? Eftersom du kommer att kunna använda appen för tidsspårning till dess fulla potential från början endast genom en tydlig och detaljerad ombordprocess.
  • Kostnad: Tänk på din befintliga budget och vad du vill betala för. Vissa verktyg tar ut mer för ytterligare användare, så du måste ta hänsyn till antalet aktiva användare på appen samtidigt. Glöm inte att räkna de extra kostnader som du kan stöta på ombordstigning av nya anställda eller överföring av befintlig projektdata, dokumentation och teamscheman till plattformen. Håll också noga med på specialerbjudanden då och då.
  • Support: Du kanske måste ta till dig kundsupport vid någon tidpunkt oavsett hur förberedd ditt team är när det gäller tekniska färdigheter. Supporten för produkten bör vara lättillgänglig så att du snabbt kan få hjälp. Undersök tillgängliga språk för att undvika problem med felkommunikation. Var dock uppmärksam - graden av erbjudande support kan lita på din prenumerationsnivå. För vissa appar kan det hända att prata med en Account Manager bara är tillgängliga med premiumplaner, så tänk på hur mycket pengar du är beredd att göra.
  • Recensioner: Även om alla verktyg fungerar på olika sätt för varje företag kan du ta en titt på vad befintliga användare har att säga. Capterra och G2 är två pålitliga användargranskningsplattformar som syftar till att ge objektiv feedback från användare. Dessa recensioner fungerar som en grundläggande inriktning på aspekter som du måste analysera och testa dig själv innan du bestämmer om ett verktyg passar rätt för ditt företag.
  • Utmärkelser: Några av de bästa produkterna vinner priser. Det är om vi inte har att göra med en ny app som inte har haft någon chans att bli nominerad till en ännu. Pressens sida för varje verktyg belyser ofta priserna de har hämtat under åren och skälen för att få dem.
  • Extrafunktioner: Tänk på alla andra funktioner som du kanske behöver, allt från GPS-spårning och integrationer, till ett godkänt system för tidtabell, en lönefunktion eller till och med en ren eller färgglad design för att hålla ditt team engagerat.

Tips: Ta dessa sju faktorer och betygsätt dem efter dina behov. Skapa först ett kalkylblad. Skriv sedan ner dina måstefunktioner (ge 5 poäng för var och en), fina att ha funktioner (2 poäng för var och en) och bonusfunktionerna (1 poäng för var och en). Lägg till allt för att skapa ditt eget betyg av verktygen och göra din egen topp för att testa innan du väljer ett.

Paymo

Paymo är ett programhanterings-, arbetslednings- och tidsspårningsprogram som hjälper ledare och frilansare att leverera projekt under hela sin livscykel.

Företaget har funnits sedan 2008 och började initialt som en app för tidsspårning och fakturering. Gradvis, baserat på användaråterkoppling, förvandlades det till en fullständig projektledningsplattform.

Med användare från över 50 länder är Paymo en etablerad app som cirka 4 000 företag och 40 000 frilansare (~ 70 000 användare) litar på för att hjälpa till att hantera sin tid och projekt från början till slut. Dess huvudsakliga mål är att hjälpa dig att hålla allt ditt arbete på en enda plats samtidigt som du förenklar ditt arbetsflöde för mer effektiv uppgiftshantering.

Bäst för:

Små och medelstora företag, byråer, konsulter, advokat- och arkitekturföretag och frilansare som hanterar flera klientprojekt och vill kunna spåra sin tid, övervaka ekonomi och organisera resurser från ett ställe.

Varför vi säger att det är fantastiskt

En modern och intuitiv programvara för projektbaserade företag som hjälper ditt team att hantera projekt genom hela deras livscykel. Planera och schemalägga dina projekt, samarbeta med ditt team, dela filer, spåra tid och se till att du håller dig på budgeten.

Topp 5 funktioner

1) Tillgänglighet: Du kan bestämma exakt hur och från vilken enhet du vill spåra tid. Paymo är tillgängligt som webbtimer, desktop-app, mobilapp (fungerar också offline) och till och med som en automatisk stationär tidspårare (PaymoPlus). Det finns också en Adobe-integration för annonsmaterial som vill spåra sin tid inom Adobe-produkterna utan att behöva växla mellan olika appar.

2) Resursplanering: För att hjälpa dig beräkna de resurser som krävs för att leverera ett projekt, se ditt teams aktivitet. Detta kan hjälpa vem som ska arbeta med vad och när eller kontrollera användarkapacitet för att undvika utbränning av anställda. Hantera din resursallokering enkelt och ge din personal rätt uppgifter baserat på vad de har gjort tidigare.

3) Tidblad: Se och hantera dina tidposter dagligen / vecko / månad / agenda, lägg till bulktid eller importera tid direkt från dina bokningar.

4) Tidsrapporter: Skapa tidsrapporter baserade på spårad tid och få en detaljerad titt på hur du eller ditt team använder tiden. Välj mellan flexibel gruppering, undergruppering i en rapporteringshierarki, stöd för projektstatus och inkludera projekt-ID och uppgifts-ID för mer anpassning.

5) Redovisning: Generera fakturor baserat på hur lång tid som används på uppgifter eller projekt, spåra utgifter eller skapa uppskattningar för klienter. Du kan också skapa fakturor från grunden och använda integrationerna med betalningsportar som PayPal, PayPal Payflow, Stripe, Authorize.net och Stripe.

Hur lätt det är att komma igång

Under onboarding-processen väljer du önskad användning av verktyget (planera projekt, spåra tid, hantera uppgifter eller faktura). Det finns 9 olika projektmallar du kan välja mellan för att komma igång med arbetet. Det finns också en detaljerad kunskapsbas för att utforska de mer avancerade funktionerna. Dessutom finns det ett kundgruppsforum och en detaljerad Knowledge Base för att utforska mer avancerade funktioner. Våra kundframgångshanterare som kan hjälpa dig från kontoaktivering under hela onboardingprocessen kommer också att kontakta dig.

Prissättning

Det finns tre prisplaner du kan välja mellan beroende på storleken på ditt företag och de funktioner du kanske behöver:

  • Gratis (för 1 användare: frilansare och enskilda användare): Enkla att göra-listor för dina uppgifter, Kanban-styrelser för att få en mer visuell titt på dina uppgifter, Meta Kanban, Tidsspårning för att hålla dig motiverad, Desktop och mobila appar för att spåra tid offline , Adobe CC-förlängning för annonsmaterial och rapportering. Du får också 1 GB lagring, fildelning, gemenskapsstöd för att lösa eventuella problem du kan stöta på, API, 3 fakturor / konto för att få en känsla av hur enkelt det är att ansluta dina data till de fakturor du skickar till dina kunder .
  • Litet kontor ($ 11,95 / användare / månad): Du kan få gratis planfunktioner + fakturor, uppskattningar och utgifter, avancerad uppgiftshantering som hjälper dig att hantera större projekt och team, projektmallar för att undvika att slösa tid med grunderna, instrumentpanelen för att övervaka dina projekt- och teamaktivitet och 50 GB för att lagra dina filer. Du kommer också att kunna använda avancerad rapportering för dina chefer och ge en detaljerad översyn över projektets status och resultat till dina kunder, integration med andra verktyg du använder.
  • Företag ($ 18,95 / användare / månad): Du kan få funktioner för Small office-plan + Resursplanering för att behålla kontrollen över ditt teams aktivitet, Gantt-diagram, Portfolio Gantt-diagram och online fjärrhjälp för att snabbt besvara dina frågor. Den här planen ger dig också obegränsad lagring så att du aldrig oroar dig för var du ska bevara dina data.

Det finns 20% rabatt för årliga betalningar.

Appen stöder också skolor, högskolor och universitet runt om i världen genom att erbjuda gratisabonnemang för 1 år utan några funktionsbegränsningar. Paymo stöder också alla som vill göra gott för samhället eftersom ideella organisationer är berättigade till 50% rabatt.

Dom

Vi är stolta över att ha fått 4.5 / 5 på Capterra och 4.5 / 5 på G2. Appen har också vunnit en serie utmärkelser inklusive: Mest användbar PM-programvara (G2: s projekthantering användbarhetsindex | Sommaren 2017), Time Tracking-programvaran med den smidigaste implementeringen (G2 sommaren 2017), The Best ROI PM Software (G2 Summer 2017) , PM-programvaran med den smidigaste implementeringen (G2 sommaren 2017) och den stora användarupplevelseprisen 2017 (FinancesOnline).

Paymo har den bästa gratisplanen för individer och kan lätt rankas i de tre bästa programvarorna när det gäller funktionsföljning. De avancerade funktioner för uppgiftshantering, resursplanering och redovisningsmoduler har du täckt om du vill hantera projekt från början till slut tillsammans med ditt team. Det är mest anmärkningsvärt att du kan välja vilken metod du vill spåra. Plattformen kan bli ännu bättre om den hade funktioner som GPS-spårning, Timesheet-godkännande eller ett lönesystem inom en snar framtid.

Skörda

Stora företag, mindre företag och frilansare kan alla använda Harvest. De lanserades 2006 och strävar efter att göra saker på skörden. Detta innebär att vara ärlig, ge tillbaka, förnya och lyssna på kundernas behov bland andra.

Harvest erbjuder lösning för tidspårning och fakturering under samma tak. Det här verktyget ansluter båda funktionerna så att du kan få betalt baserat på spårad tidspost utan att exportera data till ett annat system.

Bäst för:

Frilansare, små, medelstora och stora team som vill integrera tidspårning med sina favoritverktyg.

Varför de säger att det är fantastiskt

Program för tidsspårning för dig som värderar insikt.

Topp 5 funktioner

1) Tidspårning och kostnadshantering: Spåra tid för specifika klienter, projekt, uppgifter och anställda för att behålla kontrollen över alla aktiviteter genom en web-timer. Oroa dig inte, du får e-postpåminnelser om när du lämnar det på för länge för att lösa problemet. Om du har glömt att starta det, lägg sedan till tid i bulk till veckotidbladets område. Bonus: Knäpp ett foto och lägg till det till en kostnad med mobilappen för att visa bevis på dina utgifter.

2) Teamöversikt: Övervaka vem som spårar tid och när de arbetar på ett specifikt projekt, liksom vem som är överarbetat för att undvika utbrändhet. Du kan redigera tidposter och dela dem i fakturerbara eller icke-fakturerbara timmar för mer detaljerade rapporter. Du kan också använda godkännandesystemet för tidtabell för en förbättrad teamövervakning.

3) Visuella rapporter: Kontrollera tidposter och jämför dem med den ursprungliga projektbudgeten för att se om du är på rätt spår. Rapporterna visar också summan du behöver fakturera för att vara lönsam.

4) Fakturamodul: Fakturera klienter baserat på spårad tid, skicka fakturor via e-post och få betalt online via Stripe eller PayPal. Det finns också en inbyggd integration med Xero och Quickbooks som är användbara om du redan använder en av dessa appar.

5) Schemaläggning: Genom deras systerapp, Forecast, kan du boka projekt i förväg och jämföra den spårade tiden i Harvest med den tid som är planerad i Forecast.

Hur lätt det är att komma igång

När du har registrerat dig får du ett välkomstmeddelande för att starta och skapa ditt första projekt. Parallellt får du också tillgång till gratis tidsmall och faktureringsmallar, utbildningsresurser för tidsspårning, webbseminarier (schemalagda och inspelade) och till en kunskapsbas med handledning och steg-för-steg-guider.

Prissättning

Det finns två planer som du kan välja mellan när den kostnadsfria provperioden har löpt ut, var och en lägger till fler funktioner:

  • Gratis: Det är för 1 person, 2 projekt, och du får obegränsade fakturor och klienter. Du kan inte ladda upp en företagslogotyp, bifoga filer till fakturor, integrera med QuickBooks Online eller importera data. När du registrerar dig får du först den fullständiga 30-dagars gratisversionen. När detta har gått ut kan du använda den kostnadsfria planen om du inte uppgraderar.
  • Pro: $ 12 / person / månad eller $ 10,8 / person / månad (10% rabatt för årliga betalningar): 2+ personer, obegränsade projekt, obegränsade klienter, obegränsad fakturering, godkännandesystem för tidtabell för att även låta cheferna ha en översikt över sitt teams aktivitet .

Du måste betala separat för schemaläggningsfunktionen, Harvest Forecast. ($ 5 / månad, obegränsade användare och projekt)

Alla planer inkluderar spårning av tid och utgifter, kraftfull rapportering, obegränsade fakturor och uppskattningar, projektbudgetalarm, tidsrapportgodkännande, integrationer med 100+ appar, appar för iOS, Android & Mac, banknivåsäkerhet och telefon- och e-postsupport.

Tillgänglighet: webb, iOS, Android, Mac och som ett plug-in för Chrome och Safari.

Dom

Det verkar som om de flesta användare har en bra åsikt om Harvest eftersom verktyget fick en 4,5 av 5 (Capterra) och 4,3 av 5 (G2).

Om vi ​​skulle välja de bästa tidsspårnings- och redovisningsbaserade verktygen, skulle Harvest bli våra tre bästa. Varför? Eftersom det är ett bra exempel på ett verktyg som blandar tidspårning med bokföringsfunktioner för att underlätta leverans och fakturering av projekt. Dessutom gör deras integrationer med Xero och QuickBooks det bekvämare för användare som redan använder dessa verktyg för bokföring eller bokföring.

Vi ser fram emot möjlig introduktion av en återkommande fakturamodul för att underlätta hela betalnings- och faktureringsprocessen med upprepade kunder. Spåraren visar bara dina tider efter att varje minut har gått. Nybörjare som känner sig motiverade om de ser sina sekunder snabbt passerar skulle uppskatta en mer exakt timer som spårar varje sekund av ditt arbete.

Du kan prova det här verktyget själv med en 30-dagars kostnadsfri testversion och testa det tillsammans med 100+ integrationer eller använda sitt eget API för att konfigurera din egen.

Ead Läs hela listan på vår blogg