Hantera upp: 7 bästa metoder för att vägleda basen

Kredit: Pixabay Creative Commons-licens

Chefer klarar inte bara ned. De klarar sig också, och att lära sig göra det bra är en kritisk karriärförmåga.

Att hantera ned är vad cheferna gör med personal som är direkta rapporter. Att hantera upp är vad cheferna gör mot sina egna chefer.

Effektiva mellan- och högre chefer vill idealiskt se till att deras chefer fattar bra beslut baserat på korrekt, snabb och högkvalitativ information. De borde vilja ha solida relationer baserade på ömsesidig förståelse, kompatibla åsikter och respektfulla meningsskiljaktigheter.

"Du måste veta hur du kan förutse din chefs behov - en lektion som vi alla kan lära av de bästa verkställande assistenterna. Du måste förstå vad som gör att din chef kryssar för (och vad som häftar henne) om du vill köpa in dina idéer. Problem kommer oundvikligen att dyka upp, men att känna till rätt sätt att få ett problem till din chef kan hjälpa dig att navigera i klibbiga situationer, säger Dana Rousmaniere i Harvard Business Review.

Anställda antar ofta att deras beteende och prestanda på jobbet kräver att en handledare ger all vägledning. I denna snäva uppfattning kommer ledarskap alltid från chefen.

Men det är inte nödvändigtvis fallet. Ibland kan den anställda vägleda handledaren. Insatsen för att vägleda chefen är ett lärorikt sätt att lära sig hantera och även en investering i jobbsäkerhet och framtida framgång.

7 bästa metoder för att hantera upp

Vissa bästa metoder är användbara för att lära sig att hantera effektivt. De inkluderar:

  1. Att hitta rätt balans mellan att kommunicera för ofta och inte tillräckligt.
  2. Kommunicera på det kortaste sättet som möjligt.
  3. Dela stora men inte mindre goda nyheter.
  4. Dela dåliga nyheter ärligt men noggrant.
  5. Att vara selektiv när man ska slåss.
  6. Undvik klagomål och kritik mot andra anställda.
  7. Dating och dokumentera all viktig information.

1 - Hitta rätt balans mellan för ofta och inte tillräckligt

Ett mikrouttryck är ett ansiktsuttryck som bara varar i en sekund. Jag hade en chef vars mikrouttryck berättade för mig att jag besökte för ofta. Jag skar långt tillbaka och blev senare skälld för att jag inte kommunicerade tillräckligt. Jag hittade så småningom rätt balans.

En annan chef hade alltid ett negativt mikrouttryck varje gång jag gick in på hans kontor. Men jag fick veta att han alltid ville vara ensam eftersom han hade för många stora problem. Det lärde mig att dela viktig information med honom via e-post och memo snarare än genom kontorbesök.

Kredit: Pixabay Creative Commons-licens

2 - Kommunicera på det kortaste sättet som möjligt

Ju högre chefen, desto mer behöver en anställd på någon nivå kommunicera kortfattad och användbar information. Ledande befattningshavare och chefer måste ta bort enorma mängder fakta för att fokusera på det som är mest användbart och viktigt. De vill inte bli överväldigade mer än de redan känner.

Underordnade måste lära sig att redigera sina tal, e-postmeddelanden, telefonsamtal och memos noggrant. De måste också skräddarsy mängden och frekvensen baserat på chefens personlighet. Vissa chefer vill ha mer information och andra vill ha mindre. Men en chef som vill ha mer vill också ha det kortfattat.

3 - Dela major men inte mindre goda nyheter

Osäkra anställda delar ofta alla typer av goda nyheter. En chef på högre nivå som har stora utmaningar med tidshantering vill inte höra det hela. Mindre goda nyheter är värda att dela i slutet av en diskussion, telefonsamtal eller e-post om ett annat, viktigare ämne. Tveka aldrig att dela viktiga goda nyheter så fort det händer.

4 - Dela dåliga nyheter ärligt men försiktigt

Ingen vill dela dåliga nyheter med någon ledningsnivå på grund av de potentiella konsekvenserna för den anställd som var ansvarig för vad som gick fel. Men att inte dela naturligtvis är en hemsk idé.

Så chefen bör tänka igenom vad man ska säga till chefen, hur man säger det och vad som kommer att göras för att förbättra situationen eller minimera effekten. Dölja eller snedvrida viktiga fakta leder till förlust av förtroende.

5 - Var selektiv när du väljer slag

Underordnade som frestas att slåss mot chefen i en fråga bör försöka ett förhållande på 80/20. Det betyder 80 procent av tiden när chefer är fel och oenigheten är liten, underordnade bör försöka knuffa men inte skjuta chefen i den andra riktningen.

Den anställde bör på ett självständigt och respektfullt sätt motsätta chefen de andra 20 procent av tiden, särskilt när oenigheterna är stora. Hoppas bara att dessa tider är sällsynta.

Något som har allvarliga juridiska eller etiska konsekvenser är ett undantag. I dessa fall bör medarbetaren använda varje bit av logik, bevis och integritet för att driva tillbaka så bestämt och diplomatiskt som möjligt.

"Det kommer naturligtvis att finnas tillfällen då du håller med din chef, och det är OK - så länge du har lärt dig att vara oenig på ett respektfullt, produktivt sätt," säger Rousmaniere.

6 - Undvik klagomål och kritik från andra anställda

Ledare och chefer betalas för att lösa problem, även när den "ledaren" är en mellanchef eller till och med en anställd. Om en annan chef är en del av en konflikt, måste chefen höra om det bara om underordnade har gått igenom alla möjliga scenarier för att fixa det.

Eftersom det är en form av dåliga nyheter (se nr 5 ovan), bör anställd eller chef tänka igenom hur man delar det med chefen. I diskussionen, håll dig objektiv om problemet. Fokusera på beteende, fråga eller situation och inte personen.

Se mer om ledare och chefer: Karriärråd för ansvariga personer.

7 - Datum och dokument All viktig information

Skicka alltid den viktigaste informationen i ett daterat memo och skriv antingen ut för en pappersmapp eller spara den för en elektronisk mapp. Om frågan är tillräckligt viktig, ta med en kopia till ett kontorsbesök och lämna det hos chefen.

Chefer på övre nivå med överbelastning av information kan glömma dokumentet eller till och med diskussionen om ämnet. Ett daterat och sparat memo är en form av försäkring för den anställd som skickar det.

Riskerna för att hantera dåligt

Chefer kan fatta dåliga beslut på grund av brister i informationsflödet. Bristerna inkluderar följande:

Kredit: Unsplash
  • En anställd som snedvrider information för att locka tjänst.
  • En anställd som lämnar upp viktiga fakta.
  • En ung eller oerfaren anställd som delar falska eller underbyggda rykten.
  • En anställd som helt enkelt är PO om något.
  • Anställda som missförstår informationen och delar missförståndet.

Slutresultatet är snedvridningar i informationen som flyter upp från anställd eller chef till högre chef. Dessa snedvridningar påverkar chefens beslut, varav några kan ha skadlig inverkan på företaget och de anställda.

Rationella, öppensinnade och objektiva medarbetare av alla slag, oavsett om de är personal eller chefer, kan lära sig att kontrollera informationsflödet till ledande befattningshavare och ledning. Det är en form för makt för alla som vill hantera framgångsrikt.

När anställda har förstått den makten kan de använda den för goda eller dåliga syften beroende på deras karaktär eller arbetssäkerhetsnivå.

Under min 40-åriga lednings- och konsultkarriär har jag sett exempel på självbetjäna anställda som snedvrider information till sitt eget bästa. De slipper undan ett tag men inte för evigt. De skulle ha gjort mycket bättre om de hade lärt sig att hantera effektivt.

"Kanske den viktigaste färdigheten att behärska är att ta reda på hur man kan vara en äkta källa till hjälp - för att hantera betyder inte att suga upp," säger Rousmaniere.